Gremien

Nach Puchta/Röder/Keuper ist ein Gremium eine multipersonale organisatorische Einheit, die nicht-ständig zusammenarbeitet. Die Beteiligten lösen Dauer- und Spezialaufgaben wie Analysieren, Überwachen, Beraten, Entscheiden, Dokumentieren und Berichten.

Funktionsübersicht

Zur praktischen Umsetzung der Aufgaben schlagen wir folgende Strukturierung vor:

Bitte nehmen Sie sich etwas Zeit für das Lesen nachstehender Erläuterungen. Soviel vorab: Mit jedem Abschnitt wird deutlich, dass eine (digitale) Unterstützung des Gremienmanagements hilfreich sein könnte ...

Als besonderes Hilfsmittel steht Ihnen hierzu unser umfangreiches Glossar zur Verfügung.

Gremienmanagement

Die nicht-ständige Zusammenarbeit einer Gruppe von Personen erfordert besondere Maßnahmen zur Steuerung. Beteiligte müssen schnell und einfach mit Informationen versorgt werden, Aufgaben klar erkennbar sein und Ergebnisse revisionssicher dokumentiert werden. Dies gilt für alle Arten von Gremien wie Aufsichtsräte, Verwaltungsräte, Beiräte, Lenkungsausschüsse, Kuratorien etc.

Tätigkeiten in nachstehenden Teilbereichen müssen geplant, durchgeführt und kontrolliert werden:

Gremienportal

In jedem Gremium sind gute, schnell verfügbare Inhalte die Basis für effiziente Handlungen und informierte Entscheidungen. Der Zugang mittels Internet und Portal sollte sich dabei nicht auf den Abruf von Protokollen aus Datenräumen beschränken. Notwendig und hilfreich sind auch alle weiteren Inhalte zur Planung, Durchführung und Kontrolle der Gremienarbeit.

In ein Cockpit für die Mandatsträger und das Corporate Office gehören:

Gremienprozesse

Ein wesentlicher Teil des Gremienmanagements ist die pflichtgemäße Erledigung vielfältiger Dauer- und Spezialaufgaben. Acht wesentliche, zugehörige Kern-Geschäftsprozesse eines Aufsichtsrats sind in der DIN Spezifikation 33456 beschrieben. Sie können sinngemäß auch auf andere Arten von Gremien angewandt werden.

Steigende Umweltkomplexität und Dynamik, zunehmende Vorschriften sowie restriktive Rechtsprechung erfordern ein hohes Maß an Selbstorganisation. Es bietet sich an, Tätigkeiten prozessorientiert zu gestalten, um den Zielerreichungsgrad zu verbessern und den zeitlichen Aufwand zu vermindern.

Eine gut integrierte und unkomplizierte EDV-Unterstützung leistet den entscheidenden Beitrag zur

Gremienkommunikation

Der Austausch verbaler und non-verbaler Informationen ist elementare Voraussetzung für die Gremienarbeit. Die Spanne der Möglichkeiten reicht von ad-hoc Kontakten via Telefon oder Email über interaktive Beschlussverfahren bis hin zur Recherche in der statischen Dokumentation (sogenannten Datenräumen bzw. Virtual Data Rooms).

Im Rahmen des Gremienmanagements müssen hierzu die optimalen Kommunikationswege bereitet werden sowie Zuständigkeiten und Abläufe formuliert sein. Mit einer durchdachten EDV-Lösung können Strukturen abgebildet, Inhalte bereitgestellt, Zusammenhänge transparent gemacht und Gremienprozesse revisionssicher dokumentiert werden.

Die Beteiligten erfüllen mit solcher Unterstützung ihre Bringschuld und Holschuld zur gemeinsamen Informationsgewinnung sowie zur Planung, Durchführung und Protokollierung aller Geschäftsprozesse wie beispielsweise

Durch beschleunigte Kooperation und widerspruchsfreie Informationslage wird letztlich die Effizienz der Gremienarbeit gesteigert.

Gremienkooperation

Bereits heute ist die eng verzahnte Zusammenarbeit zwischen Organen bzw. Personengruppen Voraussetzung für die pflichtgemässe Erfüllung von Berichts- und Überwachungsaufgaben. Beispiele sind die Kommunikation mit und die Dokumentation für Vorstand, Aufsichtsrat, Verwaltungsrat, Gesellschafter-Ausschuss, Lenkungsausschuss, Beirat, Arbeitskreis, Kuratorium usw.

In zunehmendem Maß wird auch innerhalb von Gremien Arbeit geteilt. Dies bedingt Strukturen und Regeln für die Kooperation zwischen Plenum und Ausschüssen oder zwischen Ausschüssen. Die Einführung entsprechender Geschäfts- und Informationsordnungen ist hilfreich. Auch übergeordnet existieren entsprechende Konstellationen und Erfordernisse, beispielsweise hat eine Holding Interesse an Ereignissen aus den Leitungsebenen der Teilgesellschaften.

Begleitet von einer umfassenden EDV-Lösung können folgende strukturelle und operative Aufgaben erledigt und informierte Entscheidungen getroffen werden:

Gremiendokumente

Es gibt vielfältige Arten von Dokumenten, die Gremien zugeleitet oder von Gremien erzeugt werden. Sie liegen häufig elektronisch gespeichert in Datenräumen (Virtual Data Rooms) vor, im Falle wirkender oder bezeugender Urkunden zusätzlich körperlich. Der Zugang zu den elektronischen Dokumenten erfolgt über technische Systeme (Internet / Intranet) und geeignet gestaltete Verwaltungs-Software, sogenannte Datenportale oder Gremienportale. Ein einfaches und schnelles Auffinden der Dokumente, einschließlich Versionsverwaltung und Regelung der Zugriffsberechtigung ist Voraussetzung für eine effektive Gremienkommunikation und eine effiziente Gremienarbeit.

Aus einer Liste von mehr als 50 Dokumentenarten stammen nachstehende Beispiele:

Gremiendokumentation

Nachstehende Geschäftsprozesse rund um Unterlagen und Urkunden gehören zum Thema Gremiendokumentation:

Dies gilt für alle im vorigen Abschnitt genannten Arten von Dokumenten.

Zur Steigerung der Effizienz der Gremienarbeit und zur Minderung der Haftungsrisiken leistet eine effektive Gremiendokumentation einen wichtigen Beitrag - jedoch nur zusammen mit den anderen beschriebenen Konzepten und Maßnahmen des Gremienmanagements.

Kontakt: